Facturatie

Via de module facturatie is het mogelijk om verhuurcontracten na afloop te factureren.

Hiernaast is een voorbeeld van hoe een "document-flow" er uit kan zien: Een klant vraagt eerst een offerte (bijv. via het internet), besluit een voertuig te huren en tekent een huurcontract. Bij terugkomst wordt het voertuig "ingechecked" en kan een factuur gemaakt worden (het is ook mogelijk om meerdere verhuurcontracten op één factuur te plaatsen).

Wanneer het voertuig terug komt zal het "ingechecked" worden.

• Vervolgens zal op basis van het verhuurcontract de werkelijke aankomst ingevuld worden (automatisch worden supplementen aangerekend indien het voertuig te laat was).
• Wanneer de kilometerstand ingevuld wordt zal ook blijken of de klant misschien teveel kilometers gereden heeft. Indien dit het geval is, dan kunnen ook extra supplementen aangerekend worden.
• Extra kosten zoals reiniging, brandstof, schade, huursupplementen of extra's kunnen aangevuld worden.

Nadien krijgt u een gedetailleerd overzicht van de verhuring (huurprijs, supplementen, teruggave borg, factuurtotaal, vooraf betaald bedrag).

De Factuur kan onmiddellijk afgedrukt worden, of per e-mail elektronisch worden opgestuurd.

Steeds zal het programma u helpen (wanneer u met de muis over een knop of invul veld beweegt, krijgt u telkens help en extra uitleg).

Wanneer een huurder een voertuig terug brengt kan u samen met hem de incheck procedure beginnen: is het voertuig schadevrij? Is er getankt? is het voertuig schoon teruggebracht? Nadien wordt alles ingevuld op het scherm en kan de eindafrekening gebeuren.

Ook hier is eenvoud en overzichtelijkheid een van de voornaamste punten:

Aankomst van het voertuig (Indien het voertuig later of eerder terug komt dan kan de persoon die de inchecking doet meteen de huurder hierop attent maken) en ook de verschillen tonen in de kostprijs. Andere factoren zoals "afkoop eigen risico" zullen ook herberekend worden. Het totaal zal aangeduid worden als Suplement periode
Wanneer het voertuig teveel kilometers doet (meer dan afgesproken adhv het max. km/dag x aantal dagen) dan kan er ook een extra supplement bijgevoegd worden. De kostprijs en maximum aantal kilometers kunnen vooraf worden bepaald. Het totaal wordt aangerekend ans supplement extra km
Wanneer andere extra kosten aangerekend moeten worden zoals het niet volgetankt terugbrengen, noodzakelijke reiniging ... kunnen hier aangeduid worden.

Bovenstaande stappen zijn eigenlijk de enige die de persoon moet uivoeren bij het inchecken.

Alle andere opties (factuurnr, betaling enz ) worden aan de rechterkant ingevuld (herberekening van nog te betalen bedrag verminderd met borgsom en/of voorafbetaling).